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Cómo delegar
eficientemente
Qué nos planteamos cuando nuestra capacidad de trabajo se ve
superada por el volumen de trabajo: trabajar más, mucho más… Sin
embargo, la incapacidad de delegar puede afectar notablemente el
rendimiento, afectar las decisiones y hasta plantear serios riesgos
para la salud.
Muchos directivos se lamentan por el exceso de trabajo sobre sus
espaldas. El agotamiento, además de perjudicar la lucidez para la
toma de decisiones, puede implicar serios riesgos para la salud.
Y, sin embargo, cuando se les pregunta por qué no delegan algunas
tareas, suelen presentar excusas como las siguientes: "esto sólo
puedo hacerlo yo", "no tengo a un empleado preparado ni tiempo para
capacitarlo" o "no puedo dar más trabajo a mis empleados, ya están
muy exigidos".
Detrás de estas opiniones puede montarse una imperiosa necesidad
personal de “asegurar” los objetivos, escasa paciencia para
capacitar y supervisar al otro y, sobre todo, una subjetiva visión
acerca de la eficiencia del trabajo en equipo. Y en nombre de esas
opiniones se termina realizando tareas de poco valor agregado para
los fines estratégicos de la empresa en general y del directivo en
particular.
Es evidente que, al principio, un colaborador no hará el trabajo con
la misma calidad que uno mismo. Sin embargo, mediante breves
lecciones y pruebas controladas, es posible que llegue a hacerlas
mejor, aunque no de la misma manera. En todo momento, es necesario
considerar que DELEGAR no es DESLIGARSE. Delegar es otorgar poder a
otro con un objetivo claro y preciso para que ejecute una
determinada tarea con eficiencia. Se delegan las tareas, no la
responsabilidad.
Así, veamos algunas pautas para una delegación efectiva:
1) Seleccionar el empleado adecuado
2) Delimitar y describir detalladamente la tarea a realizar
3) Establecer, desde el principio, los márgenes de libertad para la
toma de decisiones por parte del colaborador
4) Señalar los objetivos y plazos a cumplir en forma clara y precisa
5) Registrar la fecha y/u hora en que se otorga la tarea
6) Revisar periódicamente el cumplimiento de los objetivos en tiempo
y forma
7) Brindar orientación e información pertinentes
8) Corregir los errores apenas son detectados
La tarea del directivo es, como su nombre lo indica, dirigir
personas y no realizar él mismo el trabajo operativo. En una empresa
las tareas asignadas a cada nivel deben representar una importancia
congruente con la responsabilidad, la cual debe ser paulatinamente
creciente. Así, entrenar a los otros para que puedan ejecutar en
tiempo y forma es una inversión extremadamente redituable para el
crecimiento de todo el personal y la empresa.
Si el líder delega correctamente y confía en la capacidad de su
colaborador asignando tareas de creciente responsabilidad, tendrá
tiempo para reflexionar y actuar sobre los problemas, riesgos y
oportunidades del negocio. Es decir, tiempo para dedicar al
pensamiento y la acción estratégicos, propiciando su propio
crecimiento.
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